Come organizzare un congresso in 4 step

Vuoi sapere come organizzare un congresso? Questo articolo è dedicato a te!

Pianificare un meeting di grosse dimensioni può spaventare, soprattutto se non si è del settore dell’organizzazione eventi! Inoltre, i congressi sono frequentati da medici, avvocati, imprenditori e manager, tutte categorie di persone che si aspettano di trovare un alto livello di servizio e un’organizzazione impeccabile.

1.Fissa degli obiettivi: prima di fare qualsiasi passo, ragiona sugli obiettivi del congresso o del convegno e concentrati sulle esigenze pratiche, poi passa alle aspettative. Ci sono delle domande che possono aiutarti in questa prima fase, ad esempio quanto budget puoi/vuoi investire in questo evento, cosa ti aspetti in termini di relazioni e obiettivi…

 2.Analizza il target: conosci davvero la tipologia di persone a cui ti rivolgi? Il loro settore, i loro interessi e le loro aspirazioni? Se la risposta è no è bene dedicare qualche ora ad approfondire questo aspetto. Ti servirà ad individuare un tema centrale, o un argomento, sui cui basare il congresso.

3.Redigi un programma preciso: dopo aver chiarito il tema centrale puoi passare a redigere una prima scaletta delle varie fasi del congresso, senza dimenticare di indicare i tempi.  Un altro fattore da non dimenticare è prevedere dei momenti di pausa, i famosi coffee break hanno un’importanza fondamentale per la creazione di rapporti professionali, e anche per mantenere viva l’attenzione tra un intervento e l’altro. Ogni relatore, che avrai accuratamente selezionato, merita uno spazio definito e l’attenzione di tutta la platea!

4.Location e data: la location è determinante per la buona riuscita di un congresso, naturalmente ogni categoria professionale ha il suo “stile”, ma una struttura ben organizzata e incantevole da vedere è sempre un asso nella manica. Se cerchi un team valido nell’organizzazione congressi a Roma non sottovalutare l’importanza di un alto livello di professionalità e cura per i dettagli.